פרדוקס קבלת החלטות לביצוע פרויקט בשלב הייזום 

אחד השלבים הראשונים להתנעת פרויקט, הינו שלב הייזום. שלב שבו בסופו של דבר, יש צורך לקבל החלטות האם לאשר את תכנון וביצוע הפרויקט או לא.
קבלת ההחלטה ל- Go/No Go בשלב היזום מסתמכת על שיקולי רווחיות, יכולות מימוש, ROI (Return Of Investment) ועוד.
אולם כאן טמון אחד הפרדוקסים הגדולים ביזום הפרויקט.
על מנת לקבל החלטות נכונות, יש להציג למקבלי ההחלטות נתונים האמורים להיות קרובים ככל האפשר למציאות.
במילים אחרות, יש לאמוד בצורה מדויקת את עלות הפרויקט, מישכו, כמות המשאבים הנדרשים לביצועו, הסיכונים הטמונים בו, דרכי הטיפול בהם ועוד.
אולם, האם באמת ניתן לאמוד נכונה את תקציב הפרויקט ומשכו כבר בשלב היזום?
האם באמת ניתן לדייק בשלב זה בהערכת כמות המשאבים הנדרשת לביצוע הפרויקט?
ניסיון רבים מאתנו, מלמד שקשה מאוד לבצע אומדנים מסוג זה בשלבים כה מוקדמים של הפרויקט.

יודע לנו, כי הסיכוי לטעויות בשלבים המוקדמים של הפרויקט גבוה מאוד, אולם ככל שמתקדמים בשלבי הפרויקט, הולך ופוחת הסיכוי לטעויות.
למעשה, האומדנים הטובים ביותר מתבצעים בשלבי הביצוע.

חשוב לזכור, שעלות תיקון טעויות במהלך הפרויקט גבוה יותר ככל שמתקדמים בשלבי הפרויקט. בשלב האפיון למשל, כל שינוי שהלקוח מציג עדיין בר מימוש בעלויות נמוכות יחסית. אולם בשלב הפיתוח ובשלבים שלאחריו, כל שינוי עלול לעלות כל כך הרבה, עד כי רווחיות הפרויקט מוטלת בספק.

אז האם באמת ניתן לאמוד בצורה מדויקת כבר בשלבים מוקדמים כ"כ של הפרויקט (שלב היזום) את כמות המשאבים הנדרשת לביצועו, את לוחות הזמנים למימושו, ואת רווחיותו?

ישנן כמה דרכים להקטין את הסיכון לטעויות באומדנים:

1. ניסיון, ניסיון ושוב ניסיון. ככל שאנו צוברים יותר ניסיון בתחומי ניהול פרויקטים דומים, כך אנו יכולים לאמוד נכון יותר את מהלך הפרויקט ולהעריך מראש את הסיכונים והבעיות שיכולים לצוץ במהלכו.
2. כלים כגון COCOMO, Function Point יכולים לסייע בערכת עלויות (אולם חשוב לזכור שגם כלים אלו לוקחים בחשבון סטיות בהערכות ככל שמבצעים אותן בשלבים מוקדמים יותר של הפרויקט).
3. כלי תזמון כגון MS-Project יכולים לסייע לנו באומדן הערכת זמנים לפרויקט.
4. וכמובן, שימוש במתודולוגיות לניהול פרויקטים כגון PMBOK
(Project Management Body Of Knowledge) יכולים לסייע בהקטנת הטעויות במהלך ניהול וביצוע הפרויקט.

אולם יש לזכור כי כל אומדן שנציג במהלך שלבי הייזום, הינו אומדן בלבד, ורק לאחר אפיון ותכנון מלאים של הפרויקט ניתן באמת לתת אומדנים מדויקים ואמינים יותר.